Column: 9.630

6 april 2016

Kent u dat, door de bomen het bos niet meer zien? Verzuipen in de mail? Laatst was ik bij een architectenbureau en daar sprak ik met een projectleider. De man vertelde me dat zijn relaties er al van uitgaan dat hij zijn e-mail niet leest. En hoe komt dat? Hij heeft 9.630 e-mails in zijn inbox staan, waar van 2.500 ongelezen! En als men al weet dat hij zijn e-mails niet leest, wordt deze projectleider dan nog wel serieus genomen? Waarschijnlijk ontvangt hij deze e-mails alleen maar zodat eenieder die de e-mails verstuurt, is ingedekt.

Waar het allemaal om draait, is het beheersen van de processen. Om productiviteitsgoeroe David Allen te citeren: “Omgaan met 150 e-mails in je inbox is als drie personen die je bespringen in een donker steegje.”e-mailOp de hoogte blijven van de projecten is natuurlijk goed, maar op deze manier werkt dat echt niet. Het lijkt vechten tegen de bierkaai, maar dat hoeft natuurlijk niet. Wat is nou mooier dan alle e-mail op één plek? Geen enkele dubbele e-mail meer, en altijd en overal beschikbaar. En dat terwijl uw inbox alleen nog maar recente ongelezen e-mails kent. Met juist projectinformatiemanagement kunt u ervoor zorgen dat informatie vindbaar is en beschikbaar is wanneer u het nodig hebt.

Als eerste kunt u een filter maken in uw mailprogramma: alles waar u in CC staat niet eerst in de inbox terecht laten komen, maar in een speciaal CC-mapje. U zou er zelfs voor kunnen kiezen om het mailprogramma een automatisch antwoord te laten geven dat de betreffende e-mail in een speciaal mapje staat, en dat u deze map slechts sporadisch leest. E-mails waar u in CC staat, zijn tenslotte puur ter informatie.

Een e-mail is net zo belangrijk voor een project als een BIM-model of een actiepunt. Waarom moet e-mail dan ergens anders opgeslagen staan? Met een managementsysteem komt e-mail gewoon in een map op de schijf. En nergens dubbele e-mails te bekennen, want die worden automatisch ontdubbeld.

E-mails ontvang je niet zomaar. Het kan een actiepunt zijn, bewijslast of ondersteunende informatie. In ieder geval moet er iets mee gedaan worden, al is het maar bewaren om na afronding van uw project aan te kunnen tonen dat de kozijnen echt blauw moesten worden in plaats van groen. Maar als alle teamleden 10.000 e-mails ontvangen per project, dan resulteert dat in een bak met data van zo'n zestig- tot zeventigduizend e-mails. Vind daar maar eens de juiste in terug!

Conclusie: e-mails zijn belangrijk, maar e-mailmanagement is evenzo belangrijk, zo niet nόg belangrijker.

Groet,
Bas Wolse BBA
Management Consultant Druchtman & Partners
Website Druchtman & Partners

 

Lees hier de vorige column van Bas Wolse

Comments are closed.